Was ist eine No-Show-RateWelche Bedeutung trägt diese für Deine Eventplanung? Und wie kann man diese optimieren? Hier erfährst Du alle Insights:

Punkt 18 Uhr: Die Teilnehmerliste und Namensschilder liegen parat, der Eventraum ist perfekt in Szene gesetzt und alle Redner kontrollieren noch einmal ihre Präsentationen. Und dann das: Statt den geplanten 100 Gästen erscheinen nur 50. Das sogenannte Gespenst der „No-Shows“ hat wieder zugeschlagen. Doch was genau bedeutet die No-Show-Rate im Detail?

Was ist eine No-Show-Rate?

Übersetzt heißt No-Show „Nicht erscheinen“ und beschreibt Personen, die trotz Zusage nicht zu einer Veranstaltung kommen. Die Krux: Sie teilen ihr Fernbleiben auch nicht mit.

Wie berechnet man eine No-Show-Rate?

Die No-Show-Rate gibt den Anteil der nicht erschienenen Personen von allen ursprünglich eingeplanten Teilnehmern an. Stehen z.B. 100 Personen auf der Gästeliste, erscheinen aber nur 60 Personen zum Event, ergibt sich durch die Division von 60/100 der Prozentsatz von 60%. Der Gegenwert 40% (100%-60%) stellt damit die sogenannte No-Show-Rate dar.

Wie optimierst Du eine No-Show-Rate?

Gerade bei kostenfreien Marketing Veranstaltungen und Corporate Events, liegt die No-Show-Rate relativ weit oben. Mit diesen Tricks, kannst Du sie aber so gering wie möglich halten:

  • Bequeme und schnelle Möglichkeit zur Absage bereitstellen: Viele Teilnehmer melden sich von einer Veranstaltung nicht ab, weil es ihnen einfach zu kompliziert ist, abzusagen. Ermögliche Deinen Teilnehmern daher eine One-Click Abmeldung, bei der man mit einem Klick auf einen Link schon aus der Teilnehmerliste gestrichen wird. Diesen Link könnte man z.B. direkt in der Bestätigungsmail der Eventteilnahme hinterlegen.
  • Reminder, Reminder, Reminder: Schicke bestenfalls 3 Erinnerungsmails vor der besagten Veranstaltung raus, in der du kurz das Event anteaserst und bestenfalls Vorfreude generierst. Wird ein Catering angeboten, kannst du bereits hier das Menü verkünden.
  • Überbuchung: Ein Trick, der auch oft von Fluggesellschaften gemacht wird: Überbuche doch einfach die vorhandenen Plätze. Grundlage ist hier natürlich die erfahrungsgemäße No-Show-Rate. Wenn du davon ausgehen kannst, dass 40% Deiner Gäste nicht erscheinen, dann lade doch einfach 40% mehr Personen ein. Solange die Überbuchung im Rahmen gehalten wird, kannst Du hier praktisch nichts falsch machen: Kommen weniger Leute als gedacht, kannst Du damit den Effekt abmildern. Wenn doch mehr kommen als geplant, wirkt das Event als sehr beliebt.
  • FOMO – Fear of missing out: Ein sehr interessantes Konzept im Marketing ist der Begriff des „Fear of Missing out“. Hierbei handelt es sich um das gesellschaftliche Phänomen Angst zu haben etwas zu verpassen. Genau das solltest Du dir bei Deinem nächsten Event zunutze machen: Suggeriere in Deiner Event-Kommunikation, dass allen Nicht-Teilnehmern etwas entgehen würde, wenn an der Veranstaltung nicht teilgenommen wird.
  • Schaffe einen Mehrwert: Natürlich kann man am effektivsten gegen eine hohe No-Show-Rate vorgehen, in dem man zu seiner Veranstaltung ein erstklassiges Programm anbietet. Gute Inhalte, wie hochkarätige Speaker oder interessante Workshops, sind das beste Mittel, damit alle Event-Anmeldungen nicht fernbleiben.

Natürlich wird es immer Personen geben, die zwar zum Event zusagen, aber letztlich nicht teilnehmen. Als Veranstalter solltest du nur aus Deinen Erfahrungen lernen und für das nächste Event Deine Aktivitäten rund um das Event dementsprechend anpassen, um Deine No-Show-Rate so gering wie möglich zu halten.

Du benötigst eine außergewöhnliche Eventlocation? Wir beraten Dich gerne!

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2018-06-29T13:07:05+00:00